Pro Park Finland Oy – Tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 14.4.2025
Päivitetty: 13.6.2026

Tämä tietosuojaseloste on laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, "GDPR") mukaisesti. Selosteessa kerrotaan, miten Pro Park Finland Oy käsittelee henkilötietoja pysäköinninvalvonnassa, pysäköintilupien hallinnassa, asiakaspalvelussa, reklamaatioiden käsittelyssä, sähköisissä palveluissa sekä asiakas- ja sopimussuhteissa.

Pro Park Finland Oy:n toiminnassa käytetään muun muassa seuraavia järjestelmiä ja palveluita:

ProVision, joka tukee pysäköinninvalvontaa, valvontamaksujen käsittelyä, valvontatilanteiden dokumentointia, valvontapyyntöjä, viestintää ja auditointia.
Pro Park Go, joka toimii palveluntilaajien ja asiakkaiden asiakasportaalina pysäköintilupien, kohteiden, käyttäjien, viestien ja pysäköinnin hallintaan liittyvien asioiden käsittelyssä.
Rekla, joka toimii reklamaatioiden, laskutiedustelujen, liitteiden, asiakasviestien ja niihin liittyvän käsittelyn kanavana.

Näiden järjestelmien tarkoituksena on varmistaa, että pysäköinninvalvonta, lupienhallinta, reklamaatiot ja asiakasviestintä voidaan hoitaa selkeästi, turvallisesti, jäljitettävästi ja oikeudenmukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Pro Park Finland Oy
Y-tunnus: 3465032-7
Osoite: PL 12, 02271 Espoo, Suomi
Sähköposti: info@proparkfinland.fi
Verkkosivut: www.proparkfinland.fi

2. Rekisteröityjen ryhmät

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavien ryhmien osalta:

Yksityisalueilla pysäköivien ajoneuvojen omistajat, haltijat ja käyttäjät.
Valvontamaksun saaneet henkilöt.
Reklamaation, laskutiedustelun, palautteen tai muun yhteydenoton tehneet henkilöt.
Pro Park Finland Oy:n asiakkaat ja palveluntilaajat, kuten kiinteistönomistajat, isännöitsijät, vuokranantajat, yritykset, liikuntakeskukset, ravintolat, huoltoasemat ja muut kiinteistöjen edustajat.
Palveluntilaajien yhteyshenkilöt ja muut edustajat.
Pro Park Go -asiakasportaalin käyttäjät, kuten palveluntilaajien yhteyshenkilöt ja pysäköintilupien hallinnoijat.
Pysäköintilupien ja tunnistepalveluiden käyttäjät.
ProVision-, Pro Park Go- ja Rekla-palveluiden käyttäjät soveltuvin osin.
Pro Parkin verkkosivujen ja sähköisten palveluiden käyttäjät.
Yrityksen yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajat.
Pro Park Finland Oy:n työntekijät, valvojat tai muut järjestelmien käyttäjät siltä osin kuin tiedot liittyvät järjestelmien käyttöön, auditointiin tai tietoturvaan.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

Pysäköinninvalvonnan järjestäminen ja toteuttaminen.
Valvontamaksujen muodostaminen, käsittely, hallinta, tulostaminen, laskutus, perintä ja mahdollinen mitätöinti.
Pysäköintitapahtumien, pysäköintioikeuksien ja pysäköintiehtojen noudattamisen tarkistaminen.
Valvontatilanteiden dokumentointi, mukaan lukien valokuvat, aikaleimat, kohdetiedot ja valvojan kirjaukset.
Ajoneuvojen pysäköintilupien, vierailijalupien, henkilöstölupien ja muiden pysäköintioikeuksien hallinta.
Pro Park Go -asiakasportaalin käyttö, käyttäjähallinta, kohdehallinta, lupienhallinta, viestintä ja palveluntilaajan asioiden hoitaminen.
Rekla-palvelun kautta tehtyjen reklamaatioiden, laskutiedustelujen, liitteiden ja asiakasviestien vastaanotto, käsittely ja seuranta.
Asiakas- ja kumppanisuhteiden hoitaminen, yhteydenpito, sopimusten hallinta ja asiakaspalvelu.
Palveluiden kehittäminen, laadunvarmistus, raportointi ja toiminnan seuranta.
Tietoturvan, järjestelmien toimintavarmuuden, väärinkäytösten ja häiriötilanteiden selvittäminen.
Auditointi, lokitus, käyttöoikeuksien hallinta ja tapahtumien jäljitettävyys.
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, kuten kirjanpito, viranomaispyyntöihin vastaaminen ja oikeudellisten vaateiden käsittely.
Sisäisten työkalujen ja tukijärjestelmien hyödyntäminen käsittelyn, luonnostelun, tietojen kokoamisen tai asiakaspalvelun tukena.

4. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen yhteen tai useampaan seuraavista oikeusperusteista:

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kuten pysäköinninvalvonnan toteuttaminen, valvontamaksujen hallinta, palveluiden turvallisuus, asiakassuhteiden hoitaminen, väärinkäytösten selvittäminen ja oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.
Sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävät toimenpiteet, kuten palveluntilaajien kanssa tehtyjen sopimusten toteuttaminen, pysäköintilupien hallinta, asiakasportaalin käyttö ja asiakaspalvelun järjestäminen.
Lakisääteinen velvoite, kuten kirjanpito, viranomaisille annettavat tiedot ja muu lainsäädännön edellyttämä käsittely.
Rekisteröidyn suostumus, kun käsittely perustuu erilliseen suostumukseen, esimerkiksi tiettyihin sähköisen viestinnän, markkinoinnin tai evästeiden käyttötarkoituksiin silloin, kun suostumus vaaditaan.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävät henkilötiedot vaihtelevat käyttötarkoituksen mukaan. Pro Park Finland Oy käsittelee vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia kyseisen tarkoituksen toteuttamiseksi.

5.1 Pysäköinninvalvontaan ja valvontamaksuihin liittyvät tiedot

Ajoneuvon rekisteritunnus.
Ajoneuvon pysäköintiaika, paikka, kohde ja valvontatilanteen tiedot.
Valvontatilanteen dokumentointi, kuten valokuvat, aikaleimat, valvojan kirjaukset ja tapahtumalokit.
Valvontamaksun tiedot, asianumero, viitenumero, maksutilanne, eräpäivä, perintätiedot ja mahdolliset mitätöintitiedot.
Ajoneuvon omistajan tai haltijan nimi- ja osoitetiedot silloin, kun niitä tarvitaan valvontamaksun käsittelyyn.
Valvontamaksun tulostamiseen, laskutukseen, perintään tai asiakaspalveluun liittyvät tiedot.
Järjestelmien audit-, loki- ja käsittelytiedot.

5.2 ProVision-järjestelmään liittyvät tiedot

ProVision-valvontasovelluksessa ja ProVision Workspacessa voidaan käsitellä muun muassa:

Valvontamaksuja ja valvontatapahtumia koskevat tiedot.
Ajoneuvon rekisteritunnus ja pysäköintiin liittyvät tarkistustiedot.
Valvontatilanteen kuvat ja liitteet.
Valvontamaksun viite- ja asianumerot.
Kohde-, sijainti- ja aikaleimatiedot.
Valvojan tai käsittelijän kirjaukset ja järjestelmätoiminnot.
Valvontapyyntöihin ja viesteihin liittyvät tiedot.
Käyttäjä-, rooli-, käyttöoikeus-, audit- ja lokitiedot.
Integraatioihin, viitehakuihin, synkronointeihin ja järjestelmäterveyteen liittyvät tekniset tiedot.

5.3 Pro Park Go -asiakasportaaliin liittyvät tiedot

Pro Park Go -asiakasportaalissa voidaan käsitellä muun muassa:

Palveluntilaajan, kohteen ja yhteyshenkilöiden tiedot.
Käyttäjätilit, käyttäjäroolit, käyttöoikeudet ja kirjautumiseen liittyvät tiedot.
Pysäköintiluvat, niiden voimassaoloajat, rekisteritunnukset, lupatyypit ja lupien muutostiedot.
Kohdekohtaiset pysäköintialueet, lupa- ja asiakasasetukset.
Asiakkaan tai palveluntilaajan lähettämät viestit ja niihin annetut vastaukset.
ProVisioniin liittyvät viestit, valvontapyynnöt, viitehaut ja niihin liittyvät käsittelytiedot.
Järjestelmän käyttöön liittyvät audit-, loki- ja tekniset tiedot.

5.4 Rekla-palveluun liittyvät tiedot

Rekla-palvelussa voidaan käsitellä reklamaation, laskutiedustelun tai muun yhteydenoton käsittelyyn tarvittavia tietoja, kuten:

Nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Asianumero, viitenumero, rekisterinumero ja eräpäivä.
Asiakkaan antama kuvaus, perustelu, lisätiedot ja viestit.
Mahdolliset liitteet, kuten kuvat, kuitit, asiakirjat tai muu selvitysaineisto.
Reklamaation tila, käsittelyvaiheet, päätösluonnokset, päätökset ja sulkemisilmoitukset.
Laskukopiopyyntöihin ja laskutiedusteluihin liittyvät tiedot.
Audit-, loki-, käyttö- ja käsittelytiedot.

5.5 Asiakas-, sopimus- ja kumppanitiedot

Asiakkaiden, palveluntilaajien ja yhteistyökumppaneiden nimet, yritystiedot, yhteyshenkilöt, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja osoitteet.
Sopimukset, palvelukuvaukset, tilaustiedot, laskutustiedot ja asiakassuhteen hoitoon liittyvä viestintä.
Palveluiden käyttöönottoon, ylläpitoon, asiakastukeen ja raportointiin liittyvät tiedot.

5.6 Verkkopalvelujen, tietoturvan ja lokien tiedot

IP-osoite, selaimen ja laitteen tekniset tiedot, kirjautumis- ja käyttöajankohdat, käyttötoiminta sekä järjestelmien virhe- ja audit-lokit.
Evästeisiin ja vastaaviin teknologioihin liittyvät tiedot, mikäli niitä käytetään.
Tietoturvaan, väärinkäytösten estämiseen, järjestelmien toimivuuteen ja palveluiden kehittämiseen liittyvät tiedot.

6. Tietolähteet

Henkilötietoja kerätään seuraavista lähteistä:

Rekisteröidyltä itseltään, esimerkiksi lomakkeiden, asiakasportaalien, reklamaatioiden, laskutiedustelujen, viestien, sähköpostien tai muun yhteydenoton kautta.
Pro Park Finland Oy:n omasta pysäköinninvalvonnasta, valvontalaitteista, valvontasovelluksista ja järjestelmistä.
Palveluntilaajilta, asiakkaiden yhteyshenkilöiltä, isännöitsijöiltä, kiinteistönomistajilta, vuokranantajilta tai muilta sopimuskumppaneilta.
Pro Park Go -asiakasportaalista, ProVision-valvontasovelluksesta ja Rekla-palvelusta.
Julkisista tai viranomaislähteistä sekä ajoneuvoihin liittyvistä rekistereistä, kuten Traficomista, kun tietojen käyttö on tarpeellista ja lainmukaista.
Maksu-, laskutus-, perintä-, asiakaspalvelu-, viestintä- ja IT-palveluntarjoajilta, kun tiedot liittyvät palvelun toteuttamiseen.
Järjestelmien loki-, audit-, integraatio- ja käyttövalvontatiedoista.

7. Tietojen luovuttaminen ja vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai käsitellä seuraaville tahoille siltä osin kuin se on tarpeellista ja lainmukaista:

Viranomaiset, kuten poliisi, tuomioistuimet, ulosotto- ja muut viranomaiset lakisääteisissä tilanteissa.
Perintätoimistot ja laskutuspalvelut valvontamaksujen perinnän tai laskutuksen yhteydessä.
Palveluntilaajat, kiinteistönomistajat, isännöitsijät, vuokranantajat, alueen hallinnoijat tai muut sopimusosapuolet, kun se on sopimuksen, palvelun toteuttamisen, pysäköinnin hallinnan tai asian selvittämisen kannalta tarpeellista.
IT-, pilvipalvelu-, järjestelmä-, verkkosivusto-, tallennus-, tulostus-, maksunvälitys-, viestintä-, asiakaspalvelu-, tekoäly-, analytiikka- ja tukipalveluiden toimittajat, jotka käsittelevät tietoja Pro Park Finland Oy:n lukuun.
Asian käsittelyn kannalta tarpeelliset muut osapuolet, kuten oikeudelliset neuvonantajat, vakuutusyhtiöt tai muut asiantuntijat.
Muut tahot, joille tietoja on lain mukaan luovutettava tai joille rekisteröity on antanut suostumuksensa.

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Pro Park Finland Oy:n toimeksiannosta ja ohjeiden mukaisesti, ellei kyse ole tilanteesta, jossa palveluntarjoaja toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä.

8. Tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja pyritään käsittelemään ensisijaisesti EU:n ja ETA:n alueella.

Mikäli henkilötietoja siirretään tai käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, siirrot toteutetaan GDPR:n mukaisilla suojatoimilla, kuten Euroopan komission hyväksymillä mallisopimuslausekkeilla, tietosuojatakeilla tai muulla lainsäädännön sallimalla perusteella.

Tietyissä teknisissä palveluissa, pilvipalveluissa tai tukipalveluissa voi olla tilanteita, joissa tietoja käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Tällöin Pro Park Finland Oy varmistaa, että siirroille on asianmukainen oikeusperuste ja riittävät suojatoimet.

9. Tietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi, sopimuksen täyttämiseksi, oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Säilytysajat voivat vaihdella tiedon käyttötarkoituksen mukaan.

Valvontamaksuihin ja pysäköinninvalvontaan liittyvät tiedot: säilytetään pääsääntöisesti enintään 3 vuotta valvontapäivästä, maksun suorittamisesta, asian päättymisestä tai niin kauan kuin oikeudellisen vaateen käsittely sitä edellyttää.
Valvontatilanteen kuvat ja liitteet: säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen valvontamaksun, reklamaation, perinnän, oikeudellisen selvittelyn tai muun asian käsittelyn kannalta. Asiakkaalle kuvat voivat olla nähtävissä rajoitetun ajan.
Reklamaatioiden, laskutiedustelujen ja asiakasviestien tiedot: säilytetään pääsääntöisesti enintään 3 vuotta asian päättymisestä tai niin kauan kuin asian selvittäminen, oikeudellinen vaade tai lakisääteinen velvoite sitä edellyttää.
Pysäköintilupa- ja käyttöoikeustiedot: säilytetään luvan voimassaolon ajan ja pääsääntöisesti enintään 6 kuukautta luvan päättymisen jälkeen, ellei pidempi säilytys ole tarpeen asian selvittämiseksi, sopimuksen toteuttamiseksi, järjestelmän auditoinniksi tai oikeudellisen vaateen käsittelemiseksi.
Asiakas-, sopimus- ja laskutustiedot: säilytetään asiakas- tai sopimussuhteen voimassaolon ajan ja sen jälkeen kirjanpito-, vastuu- ja vanhentumisaikojen edellyttämän ajan.
Kirjanpitoaineisto: säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan.
Järjestelmä-, audit- ja lokitiedot: säilytetään pääsääntöisesti 12–24 kuukautta tai pidempään, jos se on tarpeen tietoturvan, väärinkäytösten selvittämisen, auditoinnin, lakisääteisen velvoitteen tai oikeudellisen vaateen vuoksi.
Markkinointiin perustuvat tiedot: säilytetään niin kauan kuin käsittelylle on lainmukainen peruste tai kunnes rekisteröity vastustaa käsittelyä tai peruuttaa suostumuksensa.
Tarpeettomat tiedot: poistetaan, anonymisoidaan tai arkistoidaan soveltuvan poistokäytännön mukaisesti, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeellista.

Säilytysaikoja arvioidaan säännöllisesti, ja järjestelmien tekniset poistokäytännöt pyritään pitämään yhdenmukaisina tämän selosteen kanssa.

10. Automaattinen päätöksenteko ja tukityökalut

Pro Park Finland Oy ei tee rekisteröityyn kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia aiheuttavia päätöksiä yksinomaan automaattisen päätöksenteon perusteella.

Reklamaatioiden, asiakaspalvelun tai sisäisen käsittelyn tukena voidaan käyttää sisäisiä tukityökaluja, kuten tietojen kokoamisen, luonnostelun, hakujen tai laadunvarmistuksen apuvälineitä. Näitä työkaluja käytetään käsittelijän työn tukena, eikä lopullista päätöstä tehdä yksinomaan automaattisesti. Päätöksen tai toimenpiteen tekee aina tehtävään valtuutettu henkilö.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on GDPR:n mukaiset oikeudet soveltuvin osin:

Oikeus saada pääsy itseään koskeviin tietoihin.
Oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua.
Oikeus pyytää tietojen poistamista tietyissä tilanteissa.
Oikeus rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa.
Oikeus vastustaa käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti.
Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen.
Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Oikeuksien käyttäminen tapahtuu ottamalla yhteyttä Pro Park Finland Oy:hyn kohdassa 1 mainituilla yhteystiedoilla.

Oikeuksien toteuttaminen voi edellyttää henkilöllisyyden varmistamista. Kaikkia oikeuksia ei voida toteuttaa kaikissa tilanteissa, esimerkiksi jos tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen, sopimuksen, oikeudellisen vaateen tai pysäköinninvalvontaan liittyvän perustellun käsittelyn vuoksi.

Tietosuojavaltuutetun toimisto:
www.tietosuoja.fi

12. Tietoturva

Pro Park Finland Oy käyttää teknisiä ja organisatorisia turvatoimia henkilötietojen suojaamiseen.

Näitä ovat muun muassa:

Pääsynhallinta ja käyttöoikeuksien rajaaminen tehtävien perusteella.
Käyttäjäroolit ja kirjautumisen hallinta.
Suojatut palvelimet, tietokannat ja järjestelmät.
Salatut yhteydet ja tekniset suojausratkaisut.
Auditointi, lokitus ja käyttövalvonta kriittisissä järjestelmissä.
Käyttöoikeuksien hallinta ja säännöllinen tarkastelu.
Varmuuskopiointi ja järjestelmien toimintavarmuuden seuranta.
Häiriöiden, väärinkäytösten ja tietoturvatapahtumien selvittäminen.
Paperiaineiston turvallinen hävittäminen.
Henkilöstön ohjeistus ja käsittelyoikeuksien rajaaminen.

Tietoja käsittelevät vain sellaiset henkilöt tai palveluntarjoajat, joilla on työtehtävän, sopimuksen tai palvelun toteuttamisen kannalta perusteltu tarve käsitellä tietoja.

13. Evästeet ja verkkopalveluiden tekniset tiedot

Pro Park Finland Oy:n verkkosivut ja sähköiset palvelut voivat käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita.

Evästeitä voidaan käyttää esimerkiksi:

palvelun teknisen toiminnan varmistamiseen,
kirjautumisen ja istunnon hallintaan,
tietoturvan ylläpitoon,
käyttöliittymän ja käyttökokemuksen parantamiseen,
palvelun käytön analysointiin,
virhetilanteiden selvittämiseen,
suostumusten hallintaan.

Välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää palvelun toiminnan ja tietoturvan varmistamiseksi. Mikäli käytämme analytiikka-, markkinointi- tai muita ei-välttämättömiä evästeitä, pyydämme niihin tarvittaessa suostumuksen ja kerromme niiden käyttötarkoituksesta erikseen.

Käyttäjä voi hallita evästeitä selaimen asetuksista tai palvelussa tarjottavien suostumustyökalujen kautta silloin, kun sellaisia käytetään.

14. Tietosuojaselosteen päivitykset

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa, kun palvelut, järjestelmät, toimintatavat, lainsäädäntö tai tietojenkäsittelyn käytännöt muuttuvat.

Päivitetty versio julkaistaan Pro Park Finland Oy:n verkkosivuilla osoitteessa www.proparkfinland.fi.

Olennaisista muutoksista voidaan ilmoittaa rekisteröidyille erikseen soveltuvalla tavalla, esimerkiksi verkkosivustolla, asiakasportaalissa tai muussa viestintäkanavassa.

15. Yhteystiedot ja lisätiedot

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä tai haluat käyttää oikeuksiasi, voit olla yhteydessä:

Pro Park Finland Oy
PL 12
02271 Espoo
Suomi

Sähköposti: info@proparkfinland.fi
Verkkosivut: www.proparkfinland.fi